Elige un proceso delimitado
Anota qué desencadena la tarea, cuántas veces ocurre, qué herramientas intervienen y qué salida necesita otra persona. Por ejemplo, registrar un pedido recibido por correo es una unidad de trabajo más clara que «digitalizar la empresa».
Qué comprobar
- ¿El proceso tiene entrada y salida reconocibles?
- ¿Se puede explicar qué ocurre cuando falta un dato?
- ¿Quién revisa el resultado?
Separa reglas estables y excepciones
Una regla puede comprobar que una referencia existe en el catálogo. Una excepción puede ser una referencia nueva o una cantidad ilegible en un PDF. Las excepciones deben enviarse a revisión, no convertirse en un pedido confirmado automáticamente.
Qué comprobar
- Validación del origen y del formato de entrada.
- Registro de errores y mecanismo de corrección.
- Confirmación humana antes de acciones críticas.
Ejemplo: pedidos entrantes
Correo recibido → adjunto o texto → extracción de referencia y cantidad → comprobación contra catálogo → cola de revisión de incidencias → creación autorizada del pedido. Este es un ejemplo conceptual, no una integración disponible.
Qué comprobar
- Comparar la extracción con documentos reales autorizados.
- Detectar duplicados antes de crear pedidos.
- Establecer trazabilidad de la operación.
Evalúa costes y mantenimiento
Calcula el tiempo empleado hoy, el volumen, la variabilidad de los formatos, las licencias externas y el coste de supervisar errores. El presupuesto debe separar implantación, mantenimiento y gastos de proveedores; no derives un ROI sin medir tus propios datos.
Qué comprobar
- Tiempo del equipo y frecuencia real.
- Costes de integración y licencias.
- Pruebas y soporte posterior.