Recibe y clasifica antes de procesar
El primer paso es distinguir un pedido de una consulta, una rectificación o publicidad. Conviene conservar el identificador del mensaje y el adjunto original, limitar quién puede acceder al buzón y establecer reglas para remitentes o formatos inesperados. La clasificación automática debe ser revisable.
Qué comprobar
- Buzón y permisos autorizados.
- Identificación del tipo de mensaje y de sus adjuntos.
- Registro trazable del origen de la operación.
Extrae líneas de pedido con evidencia
Una hoja estructurada puede leerse con reglas; un PDF escaneado puede requerir reconocimiento de texto y revisión. El sistema debe separar valores capturados de valores confirmados, conservar la referencia de origen y tratar como pendientes las cantidades o artículos ambiguos.
Qué comprobar
- Cliente, referencia, unidad y cantidad capturados.
- Comparación de referencias con catálogo vigente.
- Marcado de valores ilegibles o no coincidentes.
Bloquea duplicados y establece aprobación
Un mismo pedido puede llegar reenviado o corregido. Antes de crearlo en el sistema de gestión, compara identificadores, fechas, cliente y contenido. Define si se permite confirmar automáticamente un caso conocido o si una persona debe aprobar todas las operaciones, especialmente las que afectan a stock y facturación.
Qué comprobar
- Identificación de duplicados y modificaciones.
- Reglas de autorización según importe o incidencia.
- Histórico de quién confirma cada decisión.
Integra con el ERP y mide las excepciones
Solo cuando el ERP ofrece una vía de acceso autorizada puede plantearse registrar el pedido de forma automatizada. Prueba primero con datos ficticios y contrasta resultados con pedidos reales autorizados. Las incidencias y las correcciones deben medirse para saber si el proceso reduce trabajo sin trasladar errores.
Qué comprobar
- API o importación soportada por el proveedor.
- Pruebas de reversión ante error de registro.
- Indicadores de revisión, duplicados y fallos.