Distingue una tarea de un proceso completo
Una tarea tiene un inicio, unas reglas y una salida acotadas: por ejemplo, trasladar una solicitud validada a un registro. Un proceso completo puede combinar correos, documentos, aprobaciones e integración con otros sistemas. Cuantos más pasos y excepciones existan, mayor será el esfuerzo de análisis y prueba.
Qué comprobar
- Número de entradas y formatos diferentes.
- Reglas que pueden resolverse sin intervención humana.
- Excepciones que deben quedar en una cola de revisión.
Separa implantación, operación y terceros
El presupuesto debería diferenciar el diseño y la puesta en marcha, el posible mantenimiento recurrente y los consumos ajenos: conectores, licencias, alojamiento, mensajes o proveedores de IA. Un importe de implantación reducido puede ocultar una cuota o un consumo relevante; pide ambos conceptos por separado.
Qué comprobar
- Funciones y horas de configuración incluidas.
- Supervisión, soporte, correcciones y cambios de alcance.
- Límites de licencias, llamadas a API y documentos procesados.
Calcula el coste actual con datos reales
Registra cuántas operaciones se realizan al mes, cuánto tarda cada una y cuántas requieren corregir errores. Multiplica por el coste de trabajo correspondiente para obtener una referencia, pero no trates todo el tiempo teóricamente ahorrado como ahorro económico. Deja margen para revisión, incidencias y formación.
Qué comprobar
- Volumen mensual y tiempo medido, no supuesto.
- Errores y repeticiones que hoy corrige el equipo.
- Trabajo humano que seguirá siendo necesario.
Solicita un presupuesto comparable
Entrega a cada proveedor la misma descripción del proceso y pregunta por entregables, plazo, pruebas de aceptación, acceso a los datos, titularidad del código cuando proceda y coste anual completo. Las referencias económicas de IUSCAS, cuando estén aprobadas, se consultarán en su página de precios; una guía no constituye una oferta vinculante.
Qué comprobar
- Alcance escrito y exclusiones expresas.
- Condiciones de mantenimiento y evolución.
- Escenario de salida o sustitución del proveedor.