Distingue el PDF digital del escaneado
Un PDF generado desde un programa puede contener texto seleccionable. Un documento escaneado suele necesitar reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Antes de elegir una herramienta comprueba la calidad de las imágenes, la variedad de formatos y si los documentos incluyen varias facturas o páginas sin relación.
Qué comprobar
- Tipo y procedencia de los documentos.
- Calidad de imágenes y texto extraíble.
- Conservación segura del archivo original.
Captura campos y separa los dudosos
Puedes preparar columnas para emisor, fecha, número de factura, concepto, base imponible, impuestos y total. La extracción automática debe conservar el documento de origen y marcar como dudosos importes ilegibles, fechas inconsistentes o datos fiscales incompletos. La exactitud necesita comprobarse con muestras representativas.
Qué comprobar
- Campos obligatorios y validación de formatos.
- Diferencias entre subtotal, impuestos y total.
- Referencia que permita volver a la página de origen.
Lleva los datos a Excel con control
Una tabla permite revisar valores, filtrar duplicados y ordenar documentos antes de incorporarlos a un sistema de gestión. No debes deducir el tratamiento fiscal de una factura únicamente de lo que extrae OCR. Define quién revisa las excepciones y cómo se corrigen antes de la contabilización.
Qué comprobar
- Detección de números repetidos por emisor.
- Revisión de discrepancias y rectificativas.
- Permisos y conservación de información personal.
Automatiza la integración solo cuando sea viable
Si el programa contable admite un formato de importación o dispone de una API autorizada, puede estudiarse una integración para proponer asientos o registros. Su alcance debe incluir las pruebas, el tratamiento de errores y la confirmación del responsable. No se promete compatibilidad sin revisar la versión y las restricciones de cada sistema.
Qué comprobar
- Formato de importación o API disponible.
- Prueba con documentos ficticios y muestras autorizadas.
- Regla de aprobación antes de registrar datos definitivos.